Inventarios es el módulo que lleva la cuenta de lo que entra, lo que sale y lo que te queda en la bodega, y le pone precio a todo eso.

Esta página es la puerta de entrada. Si es tu primera vez con Inventarios, léela completa: son unos diez minutos y explica las ideas que todas las demás guías dan por sabidas. Si ya sabes qué necesitas hacer, ve directo a su guía.

Las guías

Configurar — se hace una vez, al arrancar

→Insumos

→Carga masiva

→Plantilla de Excel

→Recetas

→Recetas de artículo

→Modificadores y tamaños

→Recetas de producción

→Afectaciones

Operar — el día a día

→Compras

→Conteos

→Mermas

→Ajustes

→Registrar producción

Leer tus números

→Existencias

→Bitácora

→Balance

→Rentabilidad

Referencia

El glosario de términos y las preguntas frecuentes no son una guía aparte: están al final de esta misma página.

El ciclo completo

1. Das de alta tus insumos — todo lo que entra a tu operación: el jitomate, la cerveza, las servilletas.
2. Armas las recetas — le dices al sistema qué insumos y cuánto lleva cada platillo de tu menú.
3. Haces tu primer conteo — cuentas físicamente lo que ya tienes en tu bodega. Con eso el sistema sabe de cuánto parte.
4. Prendes las afectaciones — el interruptor de Catálogo global → Afectaciones, por sucursal. Hasta que lo prendes, las ventas se registran pero no tocan el inventario.
5. Vendes — cada venta descuenta del inventario, sola, usando la receta.
6. Registras tus compras, mermas y producción — cada movimiento sube o baja la existencia; la compra además actualiza lo que te cuesta el insumo.
7. Vuelves a contar y comparas — el Balance te dice si lo que el sistema calculó coincide con lo que contaste, y la Rentabilidad te dice cuánto te está dejando cada platillo.

De ahí salen las tres causas más comunes de "mi inventario no baja":

• Falta el paso 2 — el platillo no tiene receta, así que la venta no sabe qué descontar.
• Falta el paso 3 — no hay primer conteo, así que no hay saldo del cual descontar.
• Las afectaciones están apagadas — la venta se registró, pero por diseño no tocó el inventario.

El detalle del interruptor y de las ventas que no afectaron está en la guía Afectaciones.

Las dos unidades: receta y presentación

Este es el concepto que hay que entender bien. Un mismo insumo se maneja con dos unidades distintas y el sistema necesita las dos.

Por eso todo el inventario debe poder convertirse a la unidad de receta: es la unidad con la que se descuenta cuando se realiza una venta.

Las unidades disponibles en el alta de insumo son kg · g · lt · ml · pz · gal · oz.

Cuándo tienes que declarar la conversión a mano

Hay dos casos y conviene distinguirlos desde el principio, porque uno lo resuelve el sistema y el otro lo tienes que capturar tú.

1. Conversión automática — no capturas nada. Cuando las dos unidades son de la misma magnitud: kg ↔ g, lt ↔ ml. El sistema ya sabe la equivalencia. Lo dice la propia ayuda: "si las unidades tienen una conversión automática, como kg → g o L → ml, no necesitas definirla manualmente."

2. Conversión manual — la capturas tú. Cuando no son de la misma magnitud: compras en kg y la receta va en ml, o compras por pieza y la receta va en gramos. Ahí el sistema no puede adivinarlo, porque la equivalencia depende del insumo:

"El sistema no puede determinar estas equivalencias por sí solo, ya que dependen del insumo y sus características. Por eso debes definirlas manualmente."

Los dos ejemplos que da el producto: 1 kg = 800 ml (una salsa densa no pesa lo mismo que el agua) y 1 pz = 50 g (cuánto pesa una pieza).

Y un detalle que muerde: la unidad pz no acepta decimales. Si tu receta lleva media pieza, pz no es la unidad correcta para ese insumo — conviene manejarlo en gramos o mililitros y declarar cuánto pesa o mide una pieza.

Cómo se capturan las unidades y la equivalencia, campo por campo, está en la guía Insumos.

Presentaciones: varias formas de comprar, una sola unidad

Un insumo puede tener varias presentaciones — normalmente porque se lo compras a más de un proveedor, o porque el mismo proveedor te lo vende en dos empaques.

La regla más importante: pueden existir varias presentaciones, pero todas deberán usar la misma unidad.

• El jitomate puede tener la presentación "Caja 10 kg" de un proveedor y "Costal 20 kg" de otro. Las dos en kg. Correcto.
• Lo que no se puede es tener una presentación en kg y otra en g. La unidad de presentación es una sola para el insumo; lo que cambia entre presentaciones es cuánto trae, quién la vende y a qué precio.

Dar de alta presentaciones se explica en la guía Insumos; cómo se eligen al capturar, en la guía Compras.

Costo ponderado — el número que manda

El costo ponderado es lo que te cuesta hoy una unidad del insumo. No es el último precio que pagaste: es un promedio que se recalcula con cada compra.

(existencia × costo actual + compra × costo de compra) ÷ total de unidades

Es el costo que usa el sistema para valuar tus existencias, costear recetas, valuar mermas y armar el Balance.

El precio de lista que capturas al dar de alta el insumo manda solo hasta que llegue la primera compra. A partir de ahí manda el ponderado. Por eso el costo de una receta puede moverse solo, sin que nadie la toque: entró una compra más cara y el promedio subió. Es el comportamiento correcto.

Dónde lo ves moverse: Existencias → abre el insumo → pestaña Resumen. El Historial de compras trae una columna con el costo ponderado resultante de cada compra, así que se puede auditar compra por compra. Arriba, la gráfica de Evolución del costo es ese mismo dato en el tiempo.

Así se ve en un insumo real — la Cebolla blanca, que se compra cada dos o tres días:

Fíjate en el patrón: el proveedor sube el precio cada compra, pero el ponderado sube más despacio, porque se promedia contra lo que ya había en bodega. Eso es exactamente lo que se quiere: que el costo de tus recetas no brinque por una compra suelta.

Cómo se captura el precio que alimenta el ponderado está en la guía Compras; dónde auditarlo, en la guía Existencias.

Insumo comprado vs. insumo producido

Ejemplos de producido: la masa de pizza que amasas tú, la salsa verde que haces por tandas, el pollo deshebrado.

Cómo se arma una receta de producción y cómo se registra un evento está en la guía Producción.

Categoría no es lo mismo que área de conteo

Dos campos que se confunden todo el tiempo:

• Categoría — solo agrupa insumos para encontrarlos y reportarlos más fácil (Abarrotes, Lácteos, Carnes). La pantalla lo dice: "No define dónde los cuentas — eso es el área de conteo."
• Área de conteo — el lugar físico donde cuentas el insumo: Cocina, Barra, Almacén, Congelador. Sirve para ordenar los conteos por zona, de modo que quien cuenta la barra solo vea lo de la barra.

Dónde se capturan los dos, en la guía Insumos; cómo se usan las áreas al contar, en la guía Conteos.

Insumo incompleto: qué sí y qué no

Un insumo está incompleto cuando le falta cualquier campo que no sea el Nombre o la Unidad de receta. Al guardar solo con esos dos el insumo existe, pero queda a medias.

El sistema lo avisa en la lista de insumos con este texto exacto:

⚠️ N insumos están incompletos. Mientras esté incompleto no se le pueden hacer conteos ni compras, y sus reportes de inventario quedan fuera. Sí aparece en Existencias, con su saldo. Completa su información desde el botón Carga masiva.

Traducido:

Completar insumos en bloque se explica en la guía Carga masiva.

Cómo está organizado el módulo

Inventarios tiene dos capas y es importante tenerlas claras porque cambian el alcance de lo que haces.

Catálogo global — es de la organización. Lo que creas aquí se replica a todas las sucursales: insumos, recetas y proveedores son de la organización, no de una sucursal. Aquí vive también el interruptor de Afectaciones.

Operación — es por sucursal. Todo esto vive en la sucursal que tengas seleccionada arriba: lo que consultas (Existencias, Rentabilidad, Balance, Bitácora), las compras y los movimientos del día a día.

Qué pantalla cae en cada capa está en la sección de referencia, al final.

Puesta en marcha — el orden que funciona

Para un cliente nuevo, este es el orden que evita retrabajo:

1. Proveedores — opcional adelantarlo; se pueden crear al paso, desde el propio insumo.
2. Insumos — si son pocos, uno por uno. Si son muchos o ya los tiene en Excel, directo a Carga masiva.
3. Áreas de conteo y niveles mínimo/máximo — se capturan dentro del insumo, o en bloque desde Carga masiva.
4. Recetas de producción — primero los insumos producidos, porque otras recetas los van a usar.
5. Recetas de artículos — los platillos del menú.
6. Recetas de modificadores — los extras. Los tamaños no se capturan aquí: van como versiones de la receta del artículo (ver la guía Modificadores y tamaños).
7. Primer conteo — imprescindible. Fija la existencia inicial real: es el saldo del cual van a restar las ventas. Sin él, prender las afectaciones manda las existencias a negativo.
8. Prender las afectaciones — Catálogo global → Afectaciones, el switch de la sucursal. Este es el paso que hace que vender mueva el inventario, y solo cuenta de ese momento en adelante (ver la guía Afectaciones).
9. Operar — compras, mermas, ajustes y producción del día a día.
10. Segundo conteo y Balance — aquí es donde el cliente ve por primera vez el valor de todo lo anterior.

Referencia

Catálogo global — es de la organización

Operación — es por sucursal

Glosario

Preguntas frecuentes

Insumos

"Capturé el insumo pero no puedo comprarlo."

Está incompleto. Aparece en Existencias con su saldo, pero no en compras ni conteos. El aviso amarillo de la lista de insumos manda a Carga masiva para completarlo.

"No puedo agregar una segunda presentación."

La unidad es pz. Con piezas solo se permite una presentación, porque "las piezas pueden representar cantidades distintas y no se pueden agrupar en una sola existencia". Si compras por cartón, esa única presentación lleva la cantidad que trae el cartón. Si de verdad necesitas varias presentaciones, la unidad tiene que ser g, kg, ml, L o gal.

"¿Dónde quedó el campo «¿Viene en otra caja?»?"

Se eliminó. Lo que trae el empaque se captura en el campo Cantidad de la presentación, tanto en el alta de insumo como en Carga masiva.

"Quiero cambiarle la unidad a un insumo que ya usé."

Si ya tiene movimientos no se puede cambiar de magnitud (de peso a volumen, por ejemplo): hay que duplicarlo. Y si el cambio sí se permite, las cantidades ya capturadas no se convierten: conservan su número y pasan a leerse en la nueva unidad.

Recetas

"Vendí el platillo y no me bajó el inventario."

El artículo está en estado Sin receta. Se vende normal en el POS pero no descuenta nada. Se resuelve creando su receta en Catálogo global → Recetas.

"El costo de mi receta sale en cero o en guión."

Alguno de sus insumos no tiene costo todavía. El costo de la receta no se puede calcular hasta que todos sus insumos tengan precio.

"Un ingrediente no baja, pero los demás del mismo platillo sí."

Revisa el Tipo de orden de ese renglón: si no tiene ningún tipo marcado, nunca se descuenta. Y revisa que su cantidad no esté en cero: "Cero no es «todavía no lo capturo»: dice que el platillo no lleva nada de ese insumo, y así no se descuenta nunca."

"El costo de mi receta cambió solo."

Entró una compra y se recalculó el costo ponderado. Es el comportamiento correcto: el costo sigue a lo que realmente estás pagando.

"Cambié la receta en una sucursal y cambió en todas."

Las recetas son de la organización. Para que aplique solo en una sucursal, menú o marca hay que usar Personalizar receta y elegir el alcance. Hoy solo se permite una personalización por artículo.

Modificadores

"¿Por qué no puedo ponerle receta a mi grupo «¿quieres cubiertos?»?"

Porque su rol es Pregunta, y ese rol no lleva receta: aparece como No aplica y el sistema ni siquiera abre su editor. Si ese grupo sí consume algo, se le cambia el rol a Personalizable desde el menú, o el insumo se mete en la receta del artículo acotado por Tipo de orden.

"Cambié el modificador de un platillo y se me movió el costo de otros."

Al guardar, el diálogo Guardar personalización pregunta a dónde impacta: Sólo para el ‹artículo› o A la receta de «‹grupo›» en ‹tamaño›. La segunda opción lo guarda en el grupo y lo heredan todos los artículos con esa presentación. El diálogo dice el número exacto antes de guardar.

"Mi café grande descuenta lo mismo que el chico."

El grupo de tamaños es de rol Presentación y no lleva receta propia: cada tamaño es su propia versión de la receta del artículo. Lo más probable es que solo se haya capturado una. Hay que capturar la de cada presentación.

"Cambié el queso extra de un sándwich y se cambió en los otros tres."

Editaste la receta general del grupo modificador. Para cambiar solo uno, hay que entrar a la receta de ese artículo y usar Cambiar en este artículo.

Producción

"Mi insumo producido está en cero aunque ya lo hice."

Falta registrar el evento de producción en Movimientos → Producción. Los producidos no suben con compras.

Compras

"Capturé una compra mal, ¿cómo la edito?"

No se edita: se anula con un motivo y se captura de nuevo. La compra original queda en el historial marcada como Anulada, con los movimientos que la compensan.

Conteos

"No me aparece el insumo cuando quiero contar."

No tiene área de conteo asignada. Se asigna desde Carga masiva, y se puede hacer a todos los insumos vacíos de un solo golpe con la acción de columna.

"¿El que va a contar necesita cuenta en Parrot?"

No. El link de conteo se abre en cualquier teléfono sin usuario ni contraseña: el token de la URL es lo que da el acceso. Por eso se comparte uno a uno, no en un grupo.

"Se me fue el link a quien no debía."

Desde el conteo, en esa hoja, se genera un link nuevo. El anterior deja de servir en ese momento — y si alguien estaba capturando con él, se queda fuera sin aviso.

"Conté y sigue saliendo faltante."

Lo más común es que se haya seguido vendiendo entre la captura y el cierre: el conteo se aplica cuando se cierra, así que esas ventas se ven como faltante. Lo segundo más común es un insumo sin área de conteo, que quedó fuera del ejercicio.

"Cerré el conteo y un área que nadie contó se me fue a cero."

Es el comportamiento diseñado, y el sistema lo advierte antes de aplicar: "En N áreas que nadie tomó, lo que había deja de existir." El cierre no se puede deshacer; se corrige con un conteo nuevo.

"El conteo se aplicó pero el valor sale en guión."

Ese insumo no tiene costo ponderado todavía. La cantidad sí se actualizó; lo que no se puede calcular es cuánto dinero representa.

"No me deja bajar la plantilla del conteo / exportar a Excel."

Todavía no está disponible en este build. El sistema es explícito: "Estamos esperando que el servidor la ofrezca; reintentar no va a ayudar." No es un permiso del usuario.

Existencias

"¿Por qué un insumo dice Crítico si tengo producto?"

El estado se calcula contra el mínimo que tú definiste, en unidad de presentación — "3 bolsas", no "3,000 gramos". Si el mínimo se capturó en la unidad equivocada, el semáforo miente. Y ojo: el estado no depende del costo, solo de la cantidad.

General

"Ya tengo todas mis recetas y aun así no me descuenta nada."

Lo primero: revisa Catálogo global → Afectaciones. Si el switch de esa sucursal está en Apagadas, las ventas se registran pero no tocan el inventario, por diseño. Y ojo: prenderlo solo vale de ahí en adelante, las ventas anteriores no se recuperan.

Lo segundo: falta el primer conteo. Sin él el sistema no tiene un saldo del cual partir. Cuenta lo que tienes hoy en bodega y a partir de ahí el inventario empieza a moverse.

"Prendí las afectaciones y mis existencias están en negativo."

Se prendieron antes del primer conteo: las ventas empezaron a descontar sobre un saldo de cero. Se arregla con un conteo, que deja la existencia en lo que de verdad hay.