Dar de alta todo lo que entra a tu operación — el jitomate, la cerveza, las servilletas — con la unidad con la que lo usas, la presentación con la que lo compras y el lugar donde lo cuentas.
Antes de empezar: nada — esta es la primera. Proveedor, categoría y área de conteo se crean desde aquí mismo.
Te toma: unos minutos por insumo cuando ya tienes claro cómo lo compras; el catálogo completo es cosa de varias sesiones (para cargar muchos de golpe, ver la guía Carga masiva).
Dónde está: Inventarios → Catálogo global → Insumos
La lista de insumos
"Administra los insumos que utiliza tu operación y mantén actualizada la información de cada uno."
Arriba a la derecha están Carga masiva y Nuevo insumo. Debajo aparece el aviso de insumos incompletos, si los hay. Luego el buscador, el filtro Tipo (Comprado / Producido) y el contador de insumos.
Cada fila muestra Estado · Nombre · Categoría · Tipo · Unidad de receta · Unidad de presentación · Proveedor · Precio present. · Precio unidad de receta · Área de conteo · Acciones. Las dos unidades y los dos precios traen ayuda al pasar el cursor, porque son los que más se confunden; el detalle de cada columna está en Referencia, al final.
El menú ··· de cada fila tiene una sola opción: Eliminar.
Dar de alta un insumo
Botón Nuevo insumo. El botón Guardar insumo de arriba a la derecha está apagado hasta que captures el nombre: los únicos campos obligatorios son Nombre y Unidad de receta, y la unidad ya viene con kg por defecto. Todo lo demás lo puedes dejar para después — aunque un insumo sin área de conteo no se puede contar, y uno sin presentación no se puede comprar.
No necesitas tener nada dado de alta antes de entrar aquí.
Tres de los campos de este formulario son "Busca o crea…": Categoría, Proveedor y Área de conteo. Si escribes un nombre que no existe, el desplegable te ofrece crearlo en ese momento, sin salir del insumo.
Y lo importante: lo que creas así se guarda en el catálogo de la organización y queda disponible para todos los demás insumos. No es un valor suelto de este insumo — la segunda vez que escribas "Bodega seca" ya te va a aparecer en la lista.
Por eso no hay que empezar por Proveedores ni preparar categorías antes: se van creando conforme las necesitas y se reutilizan solas.
Paso 1 — Tipo de insumo
"Define de dónde sale su costo y si aplica capturar presentaciones de compra." Son dos opciones:
- Comprado — "Lo usas en recetas o lo vendes directo"
- Insumo producido — "Sale de una receta de producción, no se compra."
Al elegir Insumo producido el sistema avisa:
Este insumo se producirá con una receta de producción. Se deshabilitarán los campos de proveedor y precio y se le asignará el precio de la receta de producción que se asocie a este insumo. Este insumo solo podrá aumentar a través de un evento de producción.
Y el formulario cambia: el bloque Presentación pasa a decir "Proveedor y precio quedan bloqueados: el costo lo asigna la receta de producción que asocies a este insumo.", desaparece el botón Agregar presentación (un insumo producido tiene exactamente una presentación), Proveedor queda fijo en "Interno", y Unidad de presentación, Precio sin impuestos e Impuesto quedan deshabilitados: la presentación queda 1:1 con la unidad de receta. El bloque Conteo sigue igual — el producido también necesita área de conteo y niveles.
El aviso dice "solo podrá aumentar a través de un evento de producción", y hay que leerlo con un matiz: lo que no puede es entrar por una compra. Un insumo producido sí se cuenta — tiene su área de conteo y su conteo físico como cualquier otro, y el cierre del conteo también le ajusta la existencia.
Lo otro que hay que recordar: mientras no tenga receta de producción no se puede costear, y las recetas que lo usen lo van a contar sin costo (ver la guía Producción).
Paso 2 — Datos generales
Aquí van tres campos y solo dos importan de entrada.
El Nombre es obligatorio y conviene ser específico: "Jitomate saladet" en vez de solo "Jitomate", porque es el nombre que vas a ver en recetas, conteos y compras. Además es único en todo el catálogo, así que dos insumos parecidos tienen que diferenciarse desde el nombre.
La Unidad de receta también es obligatoria y es la decisión de fondo del insumo: es la base con la que se descuenta del inventario y se costea. Viene con kg, así que hay que cambiarla a conciencia, no dejarla pasar.
La Categoría es opcional y solo agrupa: sirve para encontrar y reportar tus insumos (Abarrotes, Lácteos, Carnes). No define dónde los cuentas — eso es el área de conteo, que se captura más abajo. Si la que necesitas no existe, la creas escribiéndola.
El texto de ayuda de cada campo está en Referencia, al final.
Paso 3 — Presentación
"Cómo compras el insumo; pueden existir varias presentaciones, pero todas deberán usar la misma unidad."
En este bloque describes el empaque: cómo lo pides con tu proveedor ("Costal 25 kg", "Lata 2.8 kg"), quién te lo vende, cuánto trae una presentación y en qué unidad, y a qué precio. Ningún campo de aquí es obligatorio para guardar, pero sin presentación el insumo no se puede comprar ni costear.
Dos cosas que se capturan mal seguido: Cantidad es cuánto trae una presentación (usas el azúcar en gramos pero la compras en bolsa de 1 kg → "1 kg"), y Precio sin impuestos es el subtotal de tu factura — el impuesto se elige aparte (0 %, 8 % o 16 %) y el Precio de lista se calcula solo. El Código es opcional: es la clave del SAT, para conciliar compras con tu contabilidad. El detalle campo por campo está en Referencia, al final.
Debajo de la unidad aparece la conversión calculada, del estilo "1 kg = 1 kg de receta", y un botón Ver ayuda de conversiones que abre la explicación completa (ver la guía Manual de Inventarios V2).
Cuándo tienes que declarar la equivalencia a mano.
Mientras la unidad de presentación y la de receta sean de la misma magnitud (kg y g, L y ml), el sistema convierte solo. Cuando son de magnitudes distintas — compras por pieza y la receta va en gramos, compras en kg y la receta va en ml — la equivalencia depende del insumo y la tienes que capturar tú.
Si no la declaras, el insumo se queda a medias y el formulario lo dice: "Falta la equivalencia de este insumo entre las dos magnitudes. Decláralas, o elige una unidad de la misma magnitud."
Agregar presentación añade una "Presentación 2" con el mismo juego de campos, para el mismo insumo con otro proveedor u otro empaque, y cada una trae su botón para quitarla. Cuando hay más de una presentación aparece la marca de Presentación principal — "Con esta presentación se contará el insumo en existencias." Es la que manda para lo que ves en Existencias, Balance y conteos.
Todas las presentaciones de un insumo van en la misma unidad. No es un error ni una limitación rara: es lo que permite sumarlas en una sola existencia. Puedes tener la bolsa de 1 kg y el costal de 25 kg del mismo proveedor o de dos distintos, pero las dos se capturan en kg. Si necesitas una unidad diferente, es otro insumo.
Ya no existe el campo «¿Viene en otra caja?»
En builds anteriores había un toggle de caja con un campo Presentaciones por caja. Se eliminó: no está ni en el alta de insumo ni en Carga masiva. Lo que trae el empaque se captura ahora en el campo Cantidad de la presentación.
La regla de pz: una sola presentación, y sin decimales.
El diálogo sale cuando eliges Pieza (pz) como unidad de presentación — no como unidad de receta — teniendo más de una presentación capturada:
"Cambiar a piezas (pz)" — "Con pz un insumo solo puede tener una presentación: las piezas pueden representar cantidades distintas y no se pueden agrupar en una sola existencia. Se conservará una presentación y se eliminarán las demás." · Cancelar · Cambiar a pz
Al confirmar se borran las presentaciones extra. Además: Agregar presentación queda deshabilitado con el mensaje "Con pz solo puedes agregar una presentación. Las piezas pueden representar diferentes cantidades y no se pueden agrupar en una sola existencia. Si necesitas agregar varias presentaciones, selecciona g, kg, ml, L o gal", la unidad de presentación pasa a pz, desaparece el campo Cantidad (queda fijo 1 pz = 1 pz) y Mínimo/Máximo cambian su sufijo a pz.
Y pz no acepta decimales: las cantidades en piezas van enteras (ver la guía Manual de Inventarios V2).
⚠️ Ojo con la unidad de receta. Si en vez de eso pones pz como unidad de receta teniendo varias presentaciones, el sistema no pregunta nada: borra las presentaciones extra en silencio, aunque ya las hayas nombrado, y Agregar presentación se queda habilitado. Verificado en el build el 28-sep; está levantado como hallazgo de QA.
Cambiar la unidad de receta de un insumo que ya se usó — cuidado.
- "Cambiar esta unidad no convierte lo que ya escribiste: movimientos, conteos y el Mínimo/Máximo actuales conservan su número y pasan a leerse en la nueva unidad." Es decir: 12 000 g no se vuelven 12 kg, se quedan en 12 000 y ahora dicen kg.
- "Este insumo ya tiene movimientos, así que no puede cambiar de magnitud. Duplícalo si necesitas uno en otra." De peso a volumen, por ejemplo, ya no se puede una vez que hubo movimientos.
- "Falta la equivalencia de este insumo entre las dos magnitudes. Decláralas, o elige una unidad de la misma magnitud."
- Al cambiar la unidad de presentación: "Al cambiar la unidad de presentación, se actualizará en TODAS las presentaciones de este insumo. Las cantidades que ya capturaste se quedan como están: revísalas, porque ahora significan otra cosa."
Paso 4 — Conteo
"Dónde vas a contar este insumo y sus niveles, en la unidad de presentación con la que lo vas a contar. Si tienes más de una sucursal, puedes definir parámetros distintos por grupo de sucursales."
El bloque se llama Parámetros de conteo por sucursal y funciona por grupos: cada "Parámetro" es un juego de Sucursales + Área de conteo + Mínimo + Máximo. Con Agregar parámetro creas otro juego para otro grupo de sucursales, y con Quitar parámetro lo eliminas. Así un mismo insumo puede contarse en "Barra" en una sucursal y en "Almacén" en otra, con niveles distintos.
El área de conteo es el lugar físico donde cuentas (Cocina, Barra, Almacén, Congelador) y se puede crear desde aquí. Mínimo y Máximo van en unidad de presentación — "3 bolsas", no "3 000 gramos": debajo del mínimo el insumo se marca Crítico y arriba del máximo, Sobre stock. La ayuda de cada campo está en Referencia, al final.
Una sucursal puede aparecer en varios parámetros, y en ese caso manda el último.
Es el texto literal del sistema: "Las sucursales a las que aplica este parámetro. Una sucursal puede aparecer en varios parámetros: manda el último." No avisa del traslape, así que conviene revisar que cada sucursal esté en un solo parámetro, salvo que quieras sobrescribir a propósito.
Errores comunes al dar de alta insumos
- Nombres genéricos. "Jitomate" contra "Jitomate saladet" y "Jitomate bola": si el menú los distingue, el catálogo también.
- Intentar dar de alta dos insumos con el mismo nombre. No se puede: el nombre es único en todo el catálogo. Al guardar sale "Ya existe un insumo con ese nombre: búscalo en vez de crearlo", y en Carga masiva "Ya hay un insumo con ese nombre. Cámbialo para poder guardar". Si de verdad son dos insumos distintos, hay que diferenciarlos en el nombre — "Queso manchego" y "Queso manchego rallado".
- Confundir las dos unidades. Si capturas la unidad de receta igual a la de presentación cuando no lo son, las recetas descuentan mil veces de más o de menos.
- Saltarse el área de conteo. Sin ella el insumo no se puede contar, y eso no se descubre hasta el primer conteo.
- Capturar el precio con IVA en "Precio sin impuestos". Ese campo es el subtotal; el impuesto se elige aparte y el precio de lista se calcula solo.
- Mínimo y máximo en la unidad equivocada. Van en unidad de presentación — "3 bolsas", no "3 000 gramos".
Proveedores
"Administra a quién le compras tus insumos." Es catálogo global, igual que los insumos, y vive en Inventarios → Catálogo global → Proveedores: una lista simple de Nombre · Teléfono · Acciones con el botón + Nuevo proveedor.
El alta es un solo bloque, Datos generales: "Llena los datos generales del proveedor". Solo el Nombre es obligatorio; Teléfono, Correo electrónico y RFC son opcionales, aunque el RFC es el que te sirve para conciliar facturas. Los formatos que valida están en Referencia, al final, junto con los errores que devuelve. Se guarda con Guardar proveedor.
Si un proveedor viejo trae datos mal formados, la lista lo marca: "N proveedores tienen datos con formato inválido — Ábrelos desde la lista para corregirlos."
No es obligatorio empezar por aquí. El proveedor se puede crear desde el formulario del insumo y desde la carga masiva ("Busca o crea un proveedor"). Un mismo insumo puede tener varios proveedores: se captura una presentación por proveedor, cada una con su precio.
Un proveedor en uso no se puede eliminar.
El sistema lo bloquea diciendo exactamente qué lo retiene: "No se puede eliminar: lo usan N insumos / N presentaciones / N compras." Primero hay que sacarlo de ahí. Y cuando sí se puede: "¿Eliminar «X»? — Esta acción no se puede deshacer."
Sin proveedor no hay compra: al registrar una, es lo primero que se elige y hasta entonces se desbloquea el buscador de insumos (ver la guía Compras).
Referencia
Las columnas de la lista con ayuda en pantalla
| Columna | Ayuda en pantalla |
|---|---|
| Unidad de receta | "La unidad con la que usas este insumo en tus recetas (ej. ml). Con esta se descuenta del inventario y se costea." |
| Unidad de presentación | "Cómo lo compras (ej. "Bote 3L"). Se convierte a la unidad de receta para descontar y costear." |
| Precio present. | "El precio de la presentación completa, tal como la compras." |
| Precio unidad de receta | "El mismo precio, convertido a tu unidad de receta y CON impuestos — el que se usa para costear." |
Datos generales del insumo
| Campo | Qué capturar | Ayuda en pantalla |
|---|---|---|
| Nombre del insumo (obligatorio) | El nombre con el que lo vas a reconocer. Sé específico | "El nombre con el que lo verás en recetas, conteos y compras. Sé específico: 'Jitomate saladet' en vez de solo 'Jitomate'." |
| Unidad de receta (obligatorio) | La unidad con la que lo usas en tus recetas | "Es la base con la que se descuenta del inventario y se costea, así que elígela con cuidado." |
| Categoría | Para agrupar y reportar. Se puede buscar o crear una nueva | "Solo agrupa tus insumos para encontrarlos y reportarlos más fácil (ej. Abarrotes, Lácteos, Carnes). No define dónde los cuentas — eso es el área de conteo." |
Los campos de la presentación
| Campo | Qué capturar | Ayuda en pantalla |
|---|---|---|
| Nombre de presentación | Cómo la pides con tu proveedor. Ej. "Caja 5kg" | "Cómo pides o reconoces esta presentación con tu proveedor (ej. "Costal 25 kg", "Lata 2.8 kg")." |
| Proveedor | Quién te la vende. Se puede crear uno nuevo desde aquí | "Quién te vende esta presentación. El mismo insumo puede tener varios proveedores con precios distintos." |
| Código (opcional) | Ej. "SKU-1234" | "La clave del SAT de este producto (clave de producto/servicio). Es la que aparece en tus facturas y te ayuda a conciliar compras con tu contabilidad." |
| Cantidad | Cuánto trae una presentación, en la unidad de al lado. Por defecto 1 | "Cómo compras este insumo y cuánto contiene una presentación. Ej. usas el azúcar en gramos pero la compras en bolsa de 1 kg → "1 kg". Lo convertimos a tu unidad de receta para descontar y costear." |
| Unidad de presentación | La unidad en la que viene el empaque | "La unidad en la que viene la presentación. Lo convertimos a tu unidad de receta para descontar y costear." |
| Precio sin impuestos | El subtotal de tu factura | "El precio de compra de esta presentación, sin impuestos (el subtotal de tu factura)." |
| Impuesto | 0 %, 8 % o 16 % | "El impuesto que te cobran en esta presentación (ej. IVA 16%, 8% o 0%). Se suma solo al total." |
| Precio de lista | Solo lectura | "Se calcula solo: precio + impuesto." |
Los campos del conteo
| Campo | Qué capturar | Ayuda en pantalla |
|---|---|---|
| Sucursales | A qué sucursales aplica este parámetro. Es multiselección | "Las sucursales a las que aplica este parámetro. Una sucursal puede aparecer en varios parámetros: manda el último." |
| Área de conteo | El lugar físico. Se puede crear una nueva desde aquí | "El lugar donde cuentas físicamente este insumo (ej. Cocina, Barra, Almacén, Congelador). Sirve para ordenar tus conteos por zona." |
| Mínimo | Debajo de este número el insumo se marca Crítico | "Lo más bajo a lo que quieres dejar caer este insumo antes de resurtir, contado como lo compras (ej. 3 bolsas). Por debajo de esto te avisamos que ya toca comprar." |
| Máximo | Arriba de este número se marca Sobre stock | "Cantidad máxima que quieres tener de este insumo." |
El alta de proveedor
| Campo | Obligatorio | Nota |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Placeholder: "Nombre del proveedor". Máximo 255 caracteres |
| Teléfono | No | "10 dígitos", sin espacios ni guiones |
| Correo electrónico | No | Entre 5 y 255 caracteres |
| RFC | No | Para conciliar facturas. Se valida el formato |
Los errores que devuelve el alta: "El nombre del proveedor es obligatorio" · "El teléfono son 10 dígitos, sin espacios ni guiones" · "El correo no tiene forma de correo" · "El RFC no tiene un formato válido" · "Ya existe un proveedor con este nombre." · "Ya existe un proveedor con este RFC."