Cuando un número del inventario no cuadra, seguir el rastro hasta el movimiento exacto que lo dejó así.
Antes de empezar: normalmente se llega aquí desde una duda concreta sobre un número de Existencias: ves el número raro, abres el insumo y de ahí al movimiento que lo explica (ver la guía Existencias).
Te toma: unos minutos.
Dónde está: Inventarios → Bitácora
La Bitácora te dice por qué cambió: "Todo lo que movió el inventario de esta sucursal, del más reciente al más viejo." Si el Kardex es el rastro de un insumo (ver la guía Existencias), la Bitácora es el de la sucursal completa: la auditoría de todo. Si una existencia no cuadra, aquí está por qué.
Todo lo que movió el inventario
Arriba, un resumen por tipo de movimiento con su importe y cuántos documentos lo componen — por ejemplo "Conteo −$607.24 · 1 documento".
Filtros: Fecha ("Todo el periodo") y Movimiento (Cualquier movimiento y los tipos que existan en el periodo).
La lista abre con Impacto, que es lo que se mira primero: el efecto en dinero de cada movimiento, que es lo que te deja barrer la lista buscando el renglón grande que explica el descuadre. Después van Fecha y hora · Evento (el usuario, o "Ventas / recetas" cuando es consumo automático) · Insumos (cuántos tocó) · Movimiento, y el enlace Ver. Las filas se despliegan y la lista se pagina.
El detalle de un movimiento
Ver abre una ficha navegable (Movimiento más reciente ↑ / Movimiento anterior ↓, con el contador 1 de 5) con:
- El camino — la línea de tiempo del movimiento, empezando por el documento que lo originó: La compra (proveedor y usuario), El conteo (quién contó, en qué área, y la nota "Conteo cerrado · N insumos") o El ajuste (usuario y motivo), con su Total.
- Lo que movió — insumo por insumo en las unidades en que se capturó, con su equivalencia y precio unitario: "Salsa de tomate — 34 l = 34000 · $0.1500".
- Lo que impactó · N insumos — el efecto con signo sobre cada insumo en unidad base y en dinero (+34,000 ml · +$5,100.00), y el Impacto total.
- Al pie: "Abre un insumo para ver su saldo antes y después."
La diferencia entre las dos secciones es la que más se explica en soporte: "lo que movió" es el documento tal como se capturó (34 litros comprados) y "lo que impactó" es el efecto en el inventario (34,000 ml).
En el detalle de un consumo por venta también aparece la receta que aplicó — Receta base o Personalizada por sucursal / menú / marca — y, cuando la venta no descontó lo esperado, la nota "la receta pedía ‹cantidad›". Un movimiento que salió de una opción de modificador se marca como Opción de modificador (ver la guía Modificadores y tamaños).
Cuando una orden aparece dos veces: el segundo movimiento SUMA, no reemplaza
Si una venta se asentó en dos partes, el segundo movimiento trae este aviso:
> "Este movimiento es el ajuste, no el descuento completo"
> "Esta orden descuenta ‹total› de este insumo en total. ‹X› ya estaban asentados de antes; este movimiento asienta los ‹Y› que faltaban. Los dos SUMAN — el segundo no reemplaza al primero."
Es el error de lectura más frecuente en auditoría: se ve el segundo asiento y se cree que el inventario se descontó dos veces. No es así — el renglón viene etiquetado como "ajuste de la misma orden".
Un conteo cerrado aparece aquí como "Ajuste por conteo"
No es un error de etiqueta: el conteo no "escribe" la existencia, genera un documento de ajuste que la lleva al número contado. Por eso en la Bitácora tiene la misma forma que cualquier otro movimiento y se puede auditar igual.
En el detalle se ven las tres cifras: El libro decía · El conteo · La diferencia, más Lo que vale la diferencia. Y si contaste lo mismo que el sistema: "Contaste lo mismo que decía el libro: no hubo nada que ajustar."
Si el insumo contado no tiene costo ponderado, el Impacto sale en guión aunque la cantidad sí haya cambiado.
Los nueve tipos de movimiento
Son nueve y conviene reconocerlos todos: Compra, Consumo, Producción, Traspaso, Merma, Conteo, Ajuste, Reversa y Baja por eliminación. Compra y Producción son los únicos que suben la existencia por captura manual. Son los mismos tipos con los que se filtra esta lista y los mismos que puede traer el Kardex de un insumo. Qué genera cada uno está en Referencia, al final.
Referencia
Los nueve tipos de movimiento
| Movimiento | Qué lo genera |
|---|---|
| Compra | Una compra registrada. Es el único junto con Producción que sube por captura manual |
| Consumo | La venta, a través de la receta. En el detalle se titula "Consumo por venta" |
| Producción | Un evento de producción: sube el producido y baja lo que consumió |
| Traspaso | Movimiento entre almacenes |
| Merma | Una baja registrada en Mermas |
| Conteo | El asiento que deja el cierre de un conteo. En el detalle se titula "Ajuste por conteo" |
| Ajuste | Un ajuste manual con su motivo |
| Reversa | La compensación de un documento anulado |
| Baja por eliminación | Se borró el insumo del catálogo y su existencia se dio de baja. "No hay documento que abrir." |