Saber si lo que el sistema dice que tienes es lo que realmente hay en tus almacenes. Se lee en la sentada de cierre, normalmente una vez al mes.
Antes de empezar: un conteo tomado — el Balance solo compara contra lo que se contó (ver la guía Conteos).
Te toma: una sentada de cierre. Media hora si el descuadre es chico; más si hay que perseguirlo insumo por insumo.
Dónde está: Inventarios → Balance
¿Lo que el sistema dice que tengo es lo que hay?
"El cuadre entre inventario teórico y físico." Esa es toda la pantalla, y contesta la pregunta de fondo: ¿lo que el sistema dice que tengo coincide con lo que realmente hay?
Arriba van cuatro tarjetas — Inventario teórico · Inventario real (conteo) · Diferencia · Insumos descuadrados — y los filtros de Fecha ("Todo el periodo") y Buscar. Abajo, un renglón por insumo contado. El detalle de cada columna está en Referencia, al final.
La tarjeta de Diferencia se renombra sola según el signo, y eso ya es media lectura:
- Diferencia (merma no reg.) — falta producto. El sistema está diciendo su hipótesis: se fue algo que nadie registró.
- Diferencia (sobrante) — sobra producto. Casi siempre una receta que descuenta de más, una compra capturada dos veces o producción sin registrar.
- Diferencia a secas — cuadra.
Insumos descuadrados es cuántos renglones no dieron cero. Es el número que dice si hay que preocuparse: 5 de 70 es normal; 40 de 70 es un problema de captura, no de operación.
La columna que importa: Diferencia
Teórico es lo que el sistema dice que había en el momento en que se tomó el conteo. Real es lo que se encontró al contar físicamente. La Diferencia es real menos teórico, y negativo significa que falta producto.
Esa columna viene acompañada de otras dos, y conviene saber qué hace cada una antes de sacar conclusiones:
- Diferencia % — la diferencia dividida entre el teórico. Sin teórico no hay porcentaje.
- Valor diferencia — la misma diferencia, valuada al costo promedio de las entradas. Es la que convierte unidades en pesos.
Y de ahí sale la regla de lectura: no se empieza por el total, se empieza por Valor diferencia ordenada de mayor a menor. Ahí están los tres o cuatro insumos que explican casi todo el descuadre. El porcentaje sirve para entender un renglón, no para decidir por cuál empezar.
Así se ve un Balance real
Con $3,822.69 de teórico contra $32.93 de real:
| Insumo | Unidad | Unidad de present. | Teórico | Real | Diferencia | Dif. % | Valor diferencia |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Chuleta de puerco | g | 1 kg | 14,000 | 4 | −13,996 | −100 % | −$2,049.07 |
| Aguacate Hass | g | 1 kg | 18,000 | 3 | −17,997 | −100 % | −$1,403.77 |
| Servilleta paquete 500 | pz | 1 pz | 7.36 | 1 | −6.36 | −86 % | −$203.52 |
Dos lecturas inmediatas de ese ejemplo:
- Ordenado por Valor diferencia, dos insumos explican $3,450 de los $3,790 del descuadre. Ahí hay que empezar, no por el que tiene el porcentaje más feo.
- Un −100 % casi nunca es merma: es captura. Con 14,000 g teóricos y 4 contados, lo que pasó es que alguien contó 4 kg donde el sistema esperaba gramos. Antes de acusar a la operación, revisa la unidad.
Ahí está la tercera columna del ejemplo para ayudarte: la Unidad de presentación es el empaque con el que se compra el insumo — sale de la presentación preferida, no de la ficha. En el renglón de la chuleta dice "1 kg" mientras la columna Unidad dice "g", y eso es exactamente lo que hay que comparar antes de dar por buena una diferencia de −100 %.
El Balance solo habla de lo que el conteo tocó.
Es el matiz que más se malinterpreta: "Sólo aparecen los que el conteo tocó: no contar un insumo no es contarlo en cero." Un insumo que quedó fuera del conteo — porque no tenía área, o porque su área no se recorrió — simplemente no aparece. Su ausencia no significa que cuadre.
Faltante o sobrante: dónde buscar
Cómo leer el Balance con un cliente
No se empieza por el total, se empieza por Valor diferencia ordenada de mayor a menor: ahí están los tres o cuatro insumos que explican casi todo el descuadre.
- Un faltante grande suele ser merma no registrada, receta mal capturada (descuenta de menos) o robo.
- Un sobrante grande casi siempre es una receta que descuenta de más, una compra capturada dos veces, o producción no registrada.
El Balance no dice quién tiene la culpa: dice dónde buscar. De ahí se salta al Kardex del insumo y luego a la Bitácora.
La otra mitad del cierre
El Balance dice si el inventario cuadra. Cuánto te dejó cada platillo está en la guía Rentabilidad, la otra pantalla de la misma sentada.
Referencia
Las columnas del Balance
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Insumo | "El insumo contado. Sólo aparecen los que el conteo tocó: no contar un insumo no es contarlo en cero." |
| Unidad | La unidad de visualización del insumo. Un insumo sin magnitud dice "—" |
| Unidad de presentación | "El empaque con el que se compra: su contenido y su unidad. Sale de la presentación preferida, no de la ficha del insumo" |
| Precio present. | "El precio de la presentación con la que se compra el insumo" |
| Teórico | "Lo que el sistema dice que había en el momento en que se tomó el conteo." |
| Real | "Lo que se encontró al contar físicamente." |
| Diferencia | "Real menos teórico. Negativo significa que falta producto." |
| Diferencia % | "La diferencia dividida entre el teórico. Sin teórico no hay porcentaje" |
| Valor inventario real | "Lo contado, valuado al costo promedio de las entradas" |
| Valor diferencia | "La diferencia, valuada al mismo costo promedio" |