Saber qué tienes de cada insumo y cuáles están por debajo de su mínimo.
Antes de empezar: los insumos dados de alta y, para que el semáforo sirva, con su mínimo y su máximo definidos (ver la guía Insumos). La existencia actual sale del último conteo y de los movimientos posteriores, así que lo que veas aquí vale lo que valga tu último conteo (ver la guía Conteos).
Te toma: consultar la lista es cosa de segundos; leer a fondo el kardex de un insumo, unos minutos.
Dónde está: Inventarios → Existencias
Existencias te dice qué tienes: "Consulta las existencias de todos tus insumos, identifica faltantes y mantén el control de tu inventario."
La lista de existencias
Es la pantalla de todos los días para saber qué falta.
La columna que se mira primero es Estado: es el semáforo por cantidad —Crítico abajo del mínimo, En nivel entre mínimo y máximo, Sobre stock arriba del máximo— y no depende del costo. Es lo que convierte una tabla de números en una lista de pendientes. De hecho, junto al título hay un badge rojo que ya te da ese conteo hecho: "13 insumos bajo su mínimo", el número de "hay que comprar".
El detalle de cada columna está en Referencia, al final.
Filtros: Buscar insumo y Estado (selección múltiple: Crítico · En nivel · Sobre stock · Sin mínimo).
Un insumo sin niveles definidos aparece como Sin mínimo, con guiones en las columnas de cantidad.
Los tres avisos de arriba
Antes de la tabla puede haber hasta tres avisos, y cada uno significa algo distinto: el badge rojo junto al título, que cuenta los Críticos; el recuadro rojo con ícono de alerta ⚠ de insumos incompletos, que es el del apartado siguiente; y el contador de ventas que no afectaron —"N ventas de hoy no afectaron el inventario", con Ver cuáles—, que son ventas que se registraron pero no descontaron (ver la guía Afectaciones). Los tres, uno por uno, están en Referencia.
Qué pasa cuando tienes insumos incompletos
El aviso de insumos incompletos — el que más se ignora
Sale en un recuadro rojo con ícono de alerta, arriba de los filtros, con este texto exacto:
> N insumos están incompletos. Mientras esté incompleto no se le pueden hacer conteos ni compras, y sus reportes de inventario quedan fuera. Sí aparece en Existencias, con su saldo. Completa su información en Carga masiva.
Lo importante es la contradicción aparente que el propio texto resuelve: el insumo SÍ está en esta lista, con su saldo y su fila completa — pero no se puede contar ni comprar, y queda fuera de los reportes. Por eso un cliente puede jurar que "su insumo existe" y al mismo tiempo no encontrarlo en el conteo.
Se reconocen a simple vista: salen con Sin mínimo y con guiones en las columnas que dependen de datos que faltan.
"Carga masiva" es un enlace: lleva directo a la hoja donde se completan, que es la única forma de arreglarlos en bloque (ver la guía Carga masiva).
Todo lo que ves aquí va en unidad de presentación
Mínimo, Máximo y Actual se leen en la unidad con la que compras y cuentas — cajas, bolsas, garrafas — no en la unidad de receta. La unidad de receta es una mecánica interna: sirve para descontar la venta y costear el platillo, y no tienes por qué razonar en ella para saber si te falta producto.
El propio sistema lo declara en la ayuda de conversiones: "La unidad de presentación es la forma en la que compras, cuentas y controlas un insumo. Es la unidad que se usa para registrar las compras, consultar las existencias y generar reportes de inventario."
En el build de QA varias de estas columnas todavía salen en unidad de receta. Es un error conocido, no el diseño.
El detalle de un insumo
El nombre del insumo es un enlace. Al entrar se abre su ficha, y vale la pena recorrerla completa porque es la herramienta de diagnóstico del módulo.
El encabezado trae, en una línea: el nombre, la categoría, el precio de lista con su unidad ("Abarrotes · Precio de lista $0.04 / ml") y el badge de estado (En nivel, Crítico…). Arriba a la derecha, un filtro de Periodo ("Todo el periodo") que acota todo lo que se ve abajo.
Las cuatro tarjetas: Existencia actual · Mínimo / Máximo · Costo ponderado · Valor en inventario. Son el resumen de una ojeada: cuánto hay, cuánto debería haber, a cuánto sale y cuánto dinero representa.
Debajo, tres pestañas.
Resumen
- Evolución del costo — "Cómo ha cambiado el costo ponderado del insumo con el tiempo."
- Historial de compras — "Cada compra actualiza tu costo ponderado." Con Fecha, Proveedor, Cantidad, Precio de compra, Total y el Costo ponderado resultante de cada compra (ver la guía Compras).
Proveedores — quién te vende ese insumo: Proveedor · Presentación · Precio · Precio por unidad de presentación. Este último es "lo que cuesta una unidad base con esta presentación: Precio ÷ factor de conversión. Sin factor no se puede calcular y se muestra «—»".
Kardex — el movimiento a movimiento del insumo. Es la pestaña del apartado que sigue.
El rastro de movimientos de un insumo: el Kardex
Sus columnas son Fecha y hora · Movimiento · Orden · Usuario · Cantidad (con signo) · Costo unitario · Valor del movimiento · Saldo · Costo ponderado · Valor en inventario, con un enlace Ver a cada documento.
Dos de esas columnas no dicen lo que parece. La columna Orden es "la orden o venta que consumió este insumo. Un registro por orden, en vez de un consumo acumulado". Y la columna Usuario es en realidad de dónde vino el movimiento: en una compra muestra al proveedor, en un conteo dice "Conteo físico", y en un ajuste, la persona que lo hizo.
Así se lee un kardex real, de arriba (lo más nuevo) hacia abajo:
| Fecha | Movimiento | Usuario / origen | Cantidad | Costo unit. | Saldo | Ponderado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 18/09 | Ajuste | Maru Tamez | −8 ml | $0.0380 | 12 ml | $0.0387 |
| 07/09 | Compra | Abarrotes El Surtidor | +4,200 ml | $0.0397 | 16,000 ml | $0.0387 |
| 31/08 | Conteo | Conteo físico | −9,200 ml | — | 3,400 ml | $0.0369 |
| 27/08 | Compra | Abarrotes El Surtidor | +4,200 ml | $0.0374 | 12,600 ml | $0.0369 |
Tres cosas se leen solas en ese ejemplo:
- El ponderado solo se mueve en las compras. En el ajuste y en el conteo se queda igual que el renglón anterior.
- Un conteo no trae costo unitario ("—"): fija cantidad, no precio.
- El saldo es acumulativo: cada renglón dice cómo quedó el insumo después de ese movimiento, no cuánto se movió.
Dos reglas del costo que explican casi todas las dudas del Kardex
- Costo unitario — "En compras es el precio de compra; en salidas, el costo ponderado vigente."
- Costo ponderado — "Solo cambia cuando entra mercancía; en salidas se mantiene."
Los tipos de movimiento que puede tener el Kardex son nueve, y son los mismos con los que se filtra la Bitácora.
Cuando el Kardex de un insumo no te alcanza —quieres el rastro completo de todo lo que movió el inventario de la sucursal, o entender por qué cambió un número—, eso está en la guía Bitácora, junto con qué genera cada uno de los nueve tipos de movimiento.
Referencia
Los tres avisos de Existencias
| Aviso | Cómo se ve | Qué significa |
|---|---|---|
| Badge rojo junto al título | "13 insumos bajo su mínimo" | Cuántos están en Crítico. Es el número de "hay que comprar" |
| Recuadro rojo con ícono de alerta ⚠ | "N insumos están incompletos…" con Carga masiva como enlace | Catálogo a medias |
| Contador de ventas que no afectaron |
"N ventas de hoy no afectaron el inventario" con Ver cuáles
|
Ventas que se registraron pero no descontaron (ver la guía Afectaciones) |
Las columnas de Existencias
| Columna | Qué es (texto del sistema) |
|---|---|
| Insumo | "El insumo y la unidad con la que lo manejas." |
| Mínimo | "Cantidad mínima que deberías tener. Por debajo de esto el insumo se marca como Crítico." |
| Máximo | "Cantidad máxima que quieres tener de este insumo. Por arriba de esto se marca como Sobre stock." |
| Actual | "Existencia física que tienes ahora, según el último conteo y los movimientos posteriores (compras, consumos, mermas)." |
| Estado | "Semáforo por cantidad: Crítico (abajo del mínimo), En nivel (entre mínimo y máximo), Sobre stock (arriba del máximo). No depende del costo." |
| Costo ponderado | "Lo que te cuesta hoy una unidad del insumo. Es un promedio ponderado: (existencia × costo actual + compra × costo compra) ÷ total de unidades." |
| Valor en inventario | "Cuánto dinero tienes invertido en este insumo ahora: Actual × Costo ponderado." |
| Último conteo | "Fecha del último conteo físico. Te dice qué tan confiable es la existencia actual." |
| Precio última compra | "Lo que pagaste por unidad en tu compra más reciente. Es solo referencia de tendencia; no es el costo con el que se valúa el inventario ni se cuestan las recetas." |
| Categoría | La agrupación del insumo |