Registrar lo que de verdad hay en la sucursal y dejar que el sistema iguale las existencias a eso. El conteo es lo que hace confiable al inventario: fija la existencia real, y a partir de ahí el sistema vuelve a calcular con las compras, consumos, mermas y producciones posteriores.
Antes de empezar: los insumos dados de alta y con área de conteo asignada — sin área no se pueden contar (ver las guías Insumos y Carga masiva). Y las personas que van a contar, cada una con un teléfono o tablet a la mano.
Te toma: abrir el conteo y repartir los links, unos minutos. Contar, lo que tarde tu equipo en recorrer sus áreas.
Dónde está: Inventarios → Movimientos → Conteos
Solo hay una forma de contar: el link.
El conteo se reparte como link y se captura desde un teléfono o tablet: "Envía un link a quien va a contar — lo abre en su teléfono, recorre el área y captura ahí, insumo por insumo."
Quien cuenta no necesita cuenta en Parrot. Quien cierra el conteo sí, y lo cierra desde Parrot, nunca por el link.
Los insumos que todavía no se pueden contar
Si hay insumos sin área de conteo, arriba de la lista aparece un aviso:
⚠️ N insumos no se pueden contar todavía. Solo puedes contar insumos que tengan área de conteo asignada, asígnalas en Carga masiva dentro de Catálogo global. → botón
Ir a Carga masiva
Hay que resolver esto antes del primer conteo, o esos insumos quedan fuera del ejercicio y el Balance saldrá incompleto (ver la guía Balance y Rentabilidad).
Cuando ya todos los insumos tienen área, el aviso simplemente desaparece. No sale ninguna confirmación ni mensaje de "ya puedes contar": la ausencia del banner es la señal.
Las áreas de conteo se asignan en dos lugares, y solo dos.
- Uno por uno, en el alta o edición del insumo, en el bloque Conteo (ver la guía Insumos).
- En bloque, desde Carga masiva — columna Área de conteo más la acción de columna (ver la guía Carga masiva). Es la única forma masiva, y es a donde manda el propio aviso.
Un insumo producido también se cuenta: necesita su área de conteo igual que cualquier otro.
La lista de conteos
Las columnas son Fecha y hora · Encargado · Quiénes contaron · Áreas de conteo · Estado · Valor de conteo.
Un conteo está en uno de tres estados, y el sistema los define así: "«Contado» es un conteo aplicado: sus existencias ya quedaron igualadas a lo contado. «Pendiente» todavía no tocó el inventario. «Cancelado» se abandonó sin tocarlo, y ya no se puede retomar."
Encargado es quien abrió el conteo y repartió las hojas, "con el nombre que tenía ese día". Quiénes contaron son las personas a las que se les repartió un link.
Tres columnas que se leen mal si no se explican
- Fecha y hora es "cuándo pasó lo último que le pasó al conteo: cuándo se aplicó, o cuándo se canceló. Un conteo abierto está en blanco porque todavía no le ha pasado nada — no porque le falte la fecha."
- Valor de conteo es "lo contado menos lo que el sistema creía, al costo promedio de HOY — no al del día del conteo — así que se recalcula y puede cambiar." Un guion significa "no se pudo valuar".
- Quiénes contaron solo lista a quien escribió líneas. Alguien que recibió hoja y no capturó nada no aparece, y dos personas con el mismo nombre se ven como una. No sirve para saber cuántas personas participaron.
La lista filtra por Fecha y por Buscar — "Encargado o detalle…". Si nunca has hecho uno, dice: "Todavía no has hecho ningún conteo — Empieza tu primer conteo para comparar lo que tienes contra lo que el sistema dice."
Exportar a Excel todavía no está disponible, ni en Conteos ni en Mermas. El sistema lo dice así: "Estamos esperando que el servidor la ofrezca; reintentar no va a ayudar." No es un permiso del usuario ni un error de su navegador.
Abrir un conteo y repartir los links
Botón Nuevo conteo.
Solo puede haber un conteo abierto por sucursal. Si ya hay uno, sale este modal:
Esta sucursal ya tiene un conteo abierto
"Sólo puede haber uno a la vez. Ve al conteo abierto para terminarlo, o cancélalo si se abrió por error."
Botones:
Ir al conteo abierto·Cancelar ese conteo·Ahora no
Paso 1 — ¿Cuántas personas van a contar hoy? Es lo primero que pregunta, antes que cualquier otra cosa.
Paso 2 — Quién cuenta qué. Por cada persona: su nombre y qué áreas le tocan. Cada persona queda con su propia hoja.
Paso 3 — Los links. Se genera un link por persona, listo para copiar y mandar.
Ya abierto, el conteo se ve como un solo modal, Conteo físico, con sus áreas, quién cuenta, el Link para contar de cada quien con Copiar link, y al pie Cancelar el conteo. El modal lo resume así:
"Cada persona tiene su propio link y cuenta sólo sus áreas, sin ver lo que el sistema tiene registrado. Mándaselo para que lo abra en su teléfono. Cuando todas hayan enviado su conteo, alguien de tu equipo lo cierra desde Parrot (nunca por el link) y lo contado se aplica a Existencias."
Las reglas del reparto, en las palabras del sistema
- "Cada área la cuenta una sola persona: al repartir vas a dividir el almacén, no a duplicarlo. Dos personas no pueden contar la misma área."
- "Aparecen todas las áreas; las que ya tiene alguien no se pueden elegir."
- "El link se genera a nombre de esta persona, así sabes a quién preguntarle."
- Dos personas no pueden llamarse igual: "Ya hay otra persona con ese nombre en este reparto. Ponle algo que las distinga —«Miguel · barra»—: el conteo compara el nombre, no a la persona."
- Y una vez que alguien empezó: "Esta persona ya empezó a contar, así que sus áreas no se pueden cambiar."
Cada hoja tiene su propio link. Dos personas nunca comparten link, aunque cuenten en el mismo conteo: "El link se emite por hoja: cada quien recibe el suyo y se le puede revocar sin tocar a los demás."
Sobre una hoja se puede:
-
Reemplazar el link — "¿Reemplazar el link de esta hoja?", con
Dejar el que está/Sí, reemplazarlo. El aviso completo: "El que ya repartiste deja de servir en cuanto se genere el nuevo. Si alguien está contando con él, se queda fuera a media captura y no le avisa nada: tendrás que mandarle el nuevo tú." -
Quitar a alguien — "¿Quitar a ‹nombre› de este conteo?" → "Se va lo que llevara capturado y sus áreas quedan libres para repartírselas a alguien más. Su link deja de servir. No se puede deshacer." Lleva un motivo opcional ("Se repartió mal, no vino a contar…") y
Sí, quitar.
El link no pide usuario ni contraseña de Parrot
Se abre en cualquier teléfono con solo tocarlo: el token que viene en la URL es lo que autentica. Por eso el almacenista, el de barra o quien sea no necesita cuenta en Parrot para contar.
La otra cara: el link es la llave. El sistema lo dice igual: "Cualquiera con el link puede capturar en esa hoja. Si llegó a quien no debía, revócalo y emite otro." Se comparte uno a uno y no en un grupo abierto.
La app de conteo: lo que ve quien cuenta
Está hecha para el teléfono y va pantalla por pantalla.
1. Elegir el área. "¡Hola, ‹nombre›! Vas a contar estas áreas hoy en ‹sucursal›. Te avisamos cuándo cambiar de lugar." Lista las áreas con cuántos insumos trae cada una — Almacen · 1 insumo — y el botón Empezar conteo · N insumos. Si ya había empezado: "Ya anotaste N insumos. Puedes seguir donde te quedaste o empezar de cero."
2. Capturar, un insumo a la vez. Arriba se ve el área, el avance (1 de 8) y la categoría; luego el nombre del insumo.
Se cuenta por presentación, y los campos llevan el nombre de la presentación, no una etiqueta genérica. Si el insumo tiene una sola presentación, hay un campo — "Cerveza clara 355 ml · caja" — para anotar cuántas tienes de eso. Si tiene varias, hay un campo por presentación, para anotar cuánto tienes de cada una. Según el insumo aparecen además Sueltas y un selector de Unidad; el detalle de cada campo está en Referencia, al final.
Debajo de cada campo se ve su equivalencia ("1 = 1,000 ml"), y al final el Total del insumo — o "Total: todavía sin contar" si no se ha escrito nada. El total va en unidad de presentación, que es la unidad en la que se cuenta.
Al lado de cada campo hay una calculadora, útil para sumar tarimas o estibas sin hacerlo de cabeza: se abre, dice a qué campo va el resultado, se teclea la operación — 3+4 — y Usar resultado la escribe en el campo. El botón está apagado hasta que hay resultado.
Los dos modos de captura. Al pie hay un link que cambia entre ellos:
- Por presentación (el de entrada) — un campo por presentación, más Sueltas.
-
Por unidad de medida — el link
Prefiero contar en ‹unidad›deja un solo campo, "Cantidad en ‹unidad›", para quien prefiere anotar todo junto. Se regresa conQuiero contar por presentación.
Lo ya capturado no se pierde al cambiar de modo: se convierte y se precarga en el otro. Para pasar al siguiente insumo, Continuar. Y al pie, siempre: "Anota lo que ves: este es un conteo a ciegas."
3. Revisar y entregar. Terminar no manda nada todavía: abre el Resumen del conteo — "Revisa tu conteo", "Esto es lo que anotaste" — donde los insumos que se saltaron aparecen como Sin contar y se puede tocar cualquiera para corregirlo. De ahí, Volver a contar o Entregar mi hoja.
Después aparece "Listo, tu hoja quedó entregada" — "Lo que contaste ya está guardado. Falta que alguien de Parrot aplique el conteo." Si alguien vuelve a abrir el mismo link, ve "Esta hoja ya se entregó" con la explicación de por qué ya no admite capturas.
Errores que puede ver quien cuenta, y qué significan
- "Este link ya no sirve. Pide uno nuevo a quien te lo compartió." — se reemplazó el link.
- "Tu hoja se quedó sin áreas. Las áreas que te tocaban ya no existen."
- "Tus áreas no tienen insumos que contar. No hay nada que anotar."
- "La hora de esta captura va adelantada respecto al servidor. Revisa la hora del teléfono y vuelve a guardar."
- "Uno de los insumos se contó en una escala que no se puede convertir… Se arregla en el catálogo del insumo; reintentar aquí no va a ayudar."
En el build de QA el total sale en unidad de receta ("Total: 10,001.5 ml" para 2 cajas de 5 l). Es el mismo error que afecta a Existencias y Ajustes, y está levantado como hallazgo #47. No es el comportamiento esperado.
Cerrar el conteo
Antes de aplicar, el sistema dice exactamente qué va a mover el cierre:
- "Establece la existencia de N áreas contadas."
- "En N áreas que alguien tomó y no contó, lo que había deja de existir."
- "En N áreas que nadie tomó, lo que había deja de existir."
- Si hay un insumo contado dos veces: "Elige cuál captura vale. Hasta entonces el conteo no se puede cerrar."
- Y si alguna unidad no se puede convertir: "Son: ‹insumos›. Se contaron en una escala que no está declarada para ese insumo, así que el cierre los va a rechazar."
Lo que no se contó, se pierde — y eso no se puede deshacer
Es la advertencia más importante de todo el módulo, y el sistema la escribe así:
"Nadie la contó. Los insumos que sí se contaron en otra área quedan en ese número, así que lo que hubiera aquí se pierde; los que no se contaron en ninguna parte no se tocan."
Y al confirmar: "¿Cerrar el conteo?" — "Esto ajusta las existencias de la sucursal a lo que se contó, y no se puede deshacer." · "Cerrar es irreversible: la existencia de la sucursal queda en lo que se contó."
Si nadie contó nada, lo bloquea: "No se contó nada todavía. Cerrar así dejaría la sucursal en cero, y eso no se puede deshacer. Cuenta algo primero, o cancela el conteo."
El cierre va firmado. Si la sesión no identifica a quien cierra: "Cerrar un conteo tiene que ir firmado. Inicia sesión con tu usuario y cierra de nuevo."
El conteo cerrado se abre desde la lista y muestra "Insumos contados, su diferencia contra el teórico y el valor del conteo": Áreas de conteo · Encargado · Fecha · Aplicado el, y la tabla Insumo · Teórico · Contado · Diferencia · Impacto estimado, con el Valor de conteo al pie.
El conteo se aplica al cerrarse, no al capturarse
Esta es la pregunta que siempre sale: "si alguien cuenta mientras la cocina sigue vendiendo, ¿qué pasa?"
El conteo entra al inventario como un solo documento, en el momento del cierre — en la Bitácora aparece literalmente como "Ajuste por conteo" con la nota "Conteo cerrado". Fija la existencia en lo contado y de ahí en adelante el sistema vuelve a descontar las ventas normalmente. El propio detalle lo dice: "Contado el ‹fecha› · el ajuste se asienta al cerrar el conteo."
La consecuencia práctica: lo que se venda entre la captura y el cierre se ve como faltante, porque ya salió de la bodega cuando se contó pero la venta se registra después. Por eso el conteo se hace con la operación cerrada, o al menos con el área quieta, y se cierra lo antes posible.
Las ventas que caen justo en ese momento aparecen en «ventas que no afectaron» con la causa "cruzó un conteo cerrado" (ver la guía Afectaciones).
Referencia
Cuántos campos ve quien cuenta
| Cuántas presentaciones tiene el insumo | Qué se ve |
|---|---|
| Una | Un campo con el nombre de esa presentación — "Cerveza clara 355 ml · caja" — y cuántas tienes de eso |
| Varias | Un campo por presentación, para anotar cuánto tienes de cada una |
Los campos que aparecen según el insumo
| Campo | Qué se anota |
|---|---|
| Sueltas | Lo que hay fuera de presentación — media garrafa, una bolsa empezada |
| Unidad ("Elige una") | Un selector para contar en otra unidad de medida compatible. En un líquido ofrece ml · lt · gal (EE. UU.) · gal (RU) · ct · pt · oz fl. Sirve cuando lo que tienes enfrente no coincide con el empaque de compra |