Registrar lo que le compras a cada proveedor, para que el inventario suba y el costo de tus insumos se mantenga al día.
Antes de empezar: el proveedor creado y los insumos que vas a comprar dados de alta, cada uno con su presentación (ver las guías Insumos y Carga masiva).
Te toma: un par de minutos por compra, una vez que agarras el ritmo.
Dónde está: Inventarios → Compras
Registrar una compra no solo sube el inventario: recalcula lo que te cuesta el insumo.
Este es el punto que hay que dejar clarísimo en cualquier capacitación, porque explica el 80 % de las dudas de costo que llegan después.
- Sube la existencia por la cantidad comprada.
- Recalcula el costo ponderado del insumo — el promedio de lo que has pagado (ver la guía Manual de Inventarios V2, "Costo ponderado").
Y como el costo ponderado es el que valúa tus existencias, cuesta tus recetas y alimenta Rentabilidad, cada compra que capturas mueve el costo de todos los platillos que usan ese insumo. Por eso:
- El precio se captura aquí, en la compra, no en la ficha del insumo. El precio de lista del catálogo solo manda hasta la primera compra.
- Si el proveedor sube, no hay que ir a editar el insumo: se captura el precio nuevo en la compra y el ponderado se ajusta solo.
- Capturar una compra con el precio mal — o con IVA cuando no lleva — contamina el costo de las recetas, no solo el de esa compra.
- Una compra no capturada es doble problema: el inventario no sube (sale faltante en el Balance) y el costo se queda viejo.
Dónde auditarlo: Existencias → abre el insumo → Historial de compras, que trae una columna con el costo ponderado resultante de cada compra.
Registrar una compra
Botón + Nueva compra. Se abre la pantalla Registrar compra · Manual. Toda la captura de compras es manual: no hay importación de XML ni de CFDI.
"Agrega los insumos, cantidades y precios de esta compra."
Paso 1 — La cabecera. Elige el proveedor, la fecha y, si lo tienes, el folio de la factura. El proveedor es obligatorio y es lo primero: hasta que lo elijas, el buscador de insumos está bloqueado. El sistema lo dice así: "Elige el proveedor: una compra siempre tiene proveedor." La fecha viene con la de hoy y se puede cambiar para capturar compras atrasadas.
Paso 2 — Las líneas. Una fila por insumo comprado. En cada una eliges qué presentación estás comprando, cuántas y a qué precio. Cuidado con la cantidad: son presentaciones, no unidades de receta — si compraste 3 cajas, va 3, no los kilos que traen las cajas. El detalle de cada columna está en Referencia, al final.
Cada línea tiene Quitar la línea, y el botón + Agregar insumo suma renglones. Al pie se acumula el Total.
Paso 3. Registrar compra.
El precio se captura por compra, no se toma del catálogo. El precio de lista del insumo es solo la referencia inicial. Aquí se pone lo que realmente pagaste esta vez, y eso es lo que mueve el costo ponderado. Si el proveedor subió, se captura el precio nuevo: no hay que ir a editar el insumo.
Corregir una compra: se anula, no se edita
No existe "editar compra". Para corregir una, se anula y se vuelve a capturar. El botón Anular la compra abre:
¿Anular esta compra?
"La compra no se borra: queda registrada y anulada, y el sistema emite los movimientos que la compensan. Para corregirla, anúlala y captúrala de nuevo."
Motivo (obligatorio, de 3 a 255 caracteres) ·
Cancelar·Anular la compra
Anular no borra el pasado, lo compensa.
En el Kardex vas a ver la compra original y los movimientos que la revierten (aparecen como tipo Reversa). Es contabilidad de partida doble, no un "deshacer": el historial queda completo a propósito, y la compra aparece marcada como Anulada en la lista.
Errores posibles: "Esta compra ya estaba anulada" · "Esta compra ya no existe" · "Escribe el motivo, de 3 a 255 caracteres".
Encontrar una compra vieja
La lista filtra por Fecha ("Todo el periodo") y por Buscar, que acepta proveedor o folio, y lleva un contador de compras del periodo.
Las columnas son Fecha · Usuario · Proveedor · Valor de compra. El folio no aparece en la lista: se ve al abrir la compra. Una compra revertida se marca Anulada, y si no se pudo resolver el proveedor dice "Proveedor no identificado".
Si nunca has capturado una, la pantalla dice: "Aún no registras compras. — Registra tu primera compra para que el inventario suba y el costo de tus insumos se actualice."
Referencia
La cabecera de la compra
| Campo | Nota |
|---|---|
| Proveedor | Obligatorio — "Elige un proveedor" |
| Fecha | Viene con la fecha de hoy; se puede cambiar para capturar compras atrasadas |
| Folio de la factura | Opcional — "El folio del CFDI, si lo tienes" |
Las columnas de cada línea
| Columna | Qué hace |
|---|---|
| Insumo | Buscador: "Busca un insumo…". Se desbloquea hasta elegir proveedor |
| Presentación | Cuál de las presentaciones de ese insumo estás comprando |
| Unidad | La unidad de esa presentación |
| Cantidad | Cuántas presentaciones (no unidades de receta) |
| Precio unit. | Precio de esa presentación en esta compra |
| Subtotal | Se calcula solo |