Llenar tu catálogo completo de insumos en Excel, con calma y fuera del sistema, para después subirlo de un jalón en vez de capturar uno por uno.
Antes de empezar: nada. Esta plantilla es justo el punto de arranque de una operación nueva.
Te toma: lo que te tome escribir tu catálogo. Para 200 insumos, calcula un par de sesiones — la captura es el trabajo, subirlo son dos minutos.
Dónde está: la plantilla se llena en Excel y se sube desde Inventarios → Insumos → Carga masiva → Importar (ver la guía Carga masiva).
Qué trae el archivo
| Hoja | Para qué |
|---|---|
| Insumos | Donde capturas. Es la única que se sube |
| Guía de columnas | Qué escribir en cada columna, para consultar mientras llenas |
| Factores | La tabla de equivalencias entre unidades. Solo de consulta: no tiene fórmulas y nada depende de ella |
La hoja Insumos trae el encabezado en la fila 1, una fila de ayudas en la fila 2, y cinco filas de ejemplo para que veas cómo se ve bien llenado — cuatro insumos comprados y uno producido. Tú capturas de la fila 8 en adelante, o encima de los ejemplos.
Al importar, Parrot lee solo la primera hoja del archivo.
Por eso Insumos es la primera. Si reordenas las hojas o capturas en otra, la importación va a traer la hoja equivocada.
No hace falta que las columnas estén en el mismo orden que en Parrot: después de subir el archivo hay una pantalla donde le dices qué es cada columna.
La regla que ordena todo
Una fila = un insumo con UNA presentación, UN proveedor y UN área de conteo.
Si compras el mismo insumo en dos empaques o a dos proveedores, esta plantilla no lo resuelve: captura aquí la presentación principal y agrega la segunda después, abriendo el insumo en Parrot (ver la guía Insumos).
Y todas las presentaciones de un mismo insumo tienen que ir en la misma unidad. No es una limitación rara: es lo que permite sumarlas en una sola existencia.
Comprado o producido: la columna Tipo
Es la primera decisión de cada fila, y la única que no se puede corregir después.
Comprado es lo que le compras a un proveedor. Producido es lo que preparas tú — la salsa, el pan, la base de pizza — y cuyo costo sale de su propia receta, no de una factura.
El tipo de un insumo ya guardado no se puede cambiar.
Es el texto literal del sistema: "Comprado si se lo compras a un proveedor; producido si lo preparas tú. Un producido no lleva presentación, precio ni proveedor, y el tipo de un insumo guardado ya no cambia."
Si te equivocas, no hay forma de corregirlo desde el insumo: hay que darlo de alta otra vez con el tipo correcto. Vale la pena revisar esta columna antes de subir el archivo.
En una fila Producido se dejan vacías Proveedor, Nombre de presentación, Cantidad, Unidad de presentación, Equivalencia y Precio. Lo que sí lleva es nombre, unidad de receta, categoría si quieres, y su área de conteo con mínimo y máximo — porque un insumo producido también se cuenta.
Lo que no se captura aquí es cómo se produce. La receta de producción —qué consume y cuánto rinde— se arma después en Parrot (ver la guía Recetas de producción). Hasta que la tengas, el producido existe pero no tiene costo.
Lo único obligatorio son dos columnas
Insumo y Unidad de receta. Con esas dos el insumo se guarda, aunque quede marcado como incompleto.
Eso es a propósito y es útil: puedes dar de alta 200 nombres rápido y completar lo demás después. Pero conviene saber qué te falta mientras tanto — un insumo incompleto no se puede contar ni comprar, y queda fuera de los reportes.
Dos cosas que el archivo no te va a avisar y Parrot sí:
- No puede haber dos insumos con el mismo nombre. Si en tu Excel se repite uno, esa fila no se va a guardar. Revísalo antes con un filtro de duplicados.
- Un insumo sin área de conteo no se puede contar, y es el motivo número uno de "no me aparece el insumo cuando quiero contar". Si vas a hacer un primer conteo, llena esa columna desde aquí: es la única forma de asignarlas en bloque.
Las dos unidades son distintas y las dos importan
Unidad de receta es con la que usas el insumo: los gramos de queso que lleva la hamburguesa. Unidad de presentación es con la que lo compras: la pieza de 400 g.
En medio va Cantidad, que es cuánto trae una presentación medido en la unidad de presentación. Usas el azúcar en gramos y lo compras en bolsa de 1 kg → Cantidad 1, unidad de presentación kg.
Mientras las dos unidades sean de la misma magnitud — peso con peso, volumen con volumen — el sistema convierte solo.
Cuándo se llena Equivalencia
Solo cuando compras en piezas y usas el insumo en otra unidad. Ahí el sistema no puede adivinar: una pieza de leche puede traer 300 ml o un litro, y eso depende de tu insumo, no de una tabla.
En ese caso escribe cuánto trae o cuánto pesa una pieza, como en el ejemplo de la plantilla: 1 pz = 300 ml.
Si compras y usas en unidades de la misma magnitud, déjala vacía.
Mínimo y Máximo van como compras
No en unidad de receta: en la unidad con la que compras y cuentas. Si manejas el jitomate por kilo, el mínimo son kilos, no gramos.
Mínimo es lo más bajo que lo dejas caer antes de resurtir — por debajo aparece en Crítico. Máximo es cuánto quieres tener bien surtido — por arriba aparece como Sobre stock. Que el máximo sea mayor o igual al mínimo es una recomendación, no bloquea el guardado.
Precio: solo el número, sin impuestos
Es el precio de compra de la presentación, el subtotal de tu factura. Sin signo de pesos y sin IVA.
Este precio solo manda hasta tu primera compra.
Es la referencia inicial para que las recetas tengan costo desde el día uno. En cuanto registras una compra real, el costo del insumo pasa a ser el costo ponderado — el promedio de lo que has pagado — y ya no vuelve a mirar este número.
Por eso no vale la pena pelearse con el precio exacto aquí. Pon el que recuerdes y deja que las compras lo corrijan.
Antes de pegar en Parrot
Borra la fila 2, que es la de las explicaciones, y las filas 3 a 7, que son los ejemplos. Si se van con el archivo, Parrot las va a intentar guardar como insumos.
Lo que debe quedar: la fila 1 con los encabezados, y debajo tus insumos sin renglones vacíos en medio.
Lo que esta plantilla no puede hacer
- Varias presentaciones, proveedores o áreas de conteo para el mismo insumo — una fila, una de cada.
- Crear recetas. Esto es solo el catálogo de insumos; las recetas van aparte (ver la guía Recetas).
Referencia
Las columnas de la hoja Insumos
| # | Columna | ¿Obligatorio? | Qué escribir | Valores |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Insumo | Sí | El nombre con el que lo verás en recetas, conteos y compras. Sé específico: "Jitomate saladet" en vez de solo "Jitomate" | Texto libre |
| 2 | Unidad de receta | Sí | La unidad con la que usas este insumo en tus recetas. Es la base con la que se descuenta del inventario y se costea | g · kg · ml · l · gal · oz · pz |
| 3 | Categoría | No | Solo agrupa insumos para buscarlos y reportarlos. No es dónde los cuentas | Texto libre — se crea si no existe |
| 4 | Tipo | Sí | Comprado si se lo compras a un proveedor; producido si lo preparas tú. No se puede cambiar después de guardar | Comprado · Producido |
| 5 | Proveedor | No | Quién te vende esta presentación. Vacía si es Producido | Texto libre — se crea si no existe |
| 6 | Nombre de presentación | No | Cómo compras el insumo o cómo lo pides con tu proveedor (ej. "Costal 25 kg", "Lata 2.8 kg") | Texto libre |
| 7 | Cantidad | No | Cuánto contiene UNA presentación, en la unidad de al lado | Número |
| 8 | Unidad de presentación | No | La unidad en que viene la presentación. Se convierte a tu unidad de receta | g · kg · ml · l · gal · oz · pz |
| 9 | Equivalencia | No | Solo si compras en piezas y usas el insumo en otra unidad. Cuánto trae o pesa 1 pieza, p. ej. 1 pz = 750 ml. Si no aplica, vacía |
Texto |
| 10 | Precio | No | Precio de compra de la presentación, sin impuestos. Solo el número | Número, sin $ ni IVA |
| 11 | Área de conteo | No | El lugar físico donde lo cuentas (Barra, Cocina, Almacén) | Texto libre — se crea si no existe |
| 12 | Mínimo | No | Lo más bajo que lo dejas caer antes de resurtir, como lo compras | Número |
| 13 | Máximo | No | Cuánto quieres tener bien surtido, como lo compras | Número |
La tabla de conversión (hoja Factores)
| Unidad | Magnitud | Equivale a |
|---|---|---|
| g | peso | Base de peso |
| kg | peso | 1 kg = 1,000 g |
| ml | volumen | Base de volumen |
| l | volumen | 1 l = 1,000 ml |
| gal | volumen | 1 gal = 3,785.41 ml — galón de EE. UU. |
| oz | volumen | 1 oz = 29.5735 ml — se toma como onza líquida |
| pz | pieza | No es una medida, es un conteo. Para cruzarse con peso o volumen necesita que llenes Equivalencia |
Un ejemplo bien llenado
| Insumo | U. receta | Tipo | Presentación | Cant. | U. present. | Equivalencia | Precio |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Aceite vegetal | ml | Comprado | Bidón 5 L | 5 | l | — | 480 |
| Cerveza clara 355 ml | pz | Comprado | Caja de 24 pzas | 24 | pz | — | 432 |
| Leche deslactosada | ml | Comprado | Leche Light Lala | 1 | pz | 1 pz = 300 ml | 24 |
| Queso manchego | g | Comprado | Pieza de 400 g | 400 | g | — | 148 |
| Salsa roja de la casa | ml | Producido | — | — | — | — | — |
Fíjate en dos. El tercero es el único que lleva Equivalencia, porque es el único que se compra por pieza y se usa en mililitros. Y el último es Producido: por eso trae nombre y unidad de receta y nada más — su costo va a salir de su receta de producción, no de una compra.