Traer a Inventarios el catálogo de insumos que ya tienes en Excel, capturar insumos nuevos a mano y completar o editar muchos a la vez, todo desde una sola hoja.

Es una pantalla completa que funciona como un Excel dentro del sistema: "Llena la información de insumos incompletos, agrega nuevos insumos o edita los que ya tienes guardados, todo desde esta tabla. Úsala como un archivo de Excel."

Sirve para cuatro cosas, en orden de importancia para un cliente nuevo:

1. Traer el catálogo que ya tienes en Excel.
2. Dar de alta insumos nuevos directamente aquí — con Agregar filas escribes renglón por renglón como en cualquier hoja de cálculo. No hace falta pasar por un Excel ni por el formulario de Nuevo insumo: para capturar veinte insumos de golpe, esta es la vía más rápida.
3. Completar insumos incompletos en bloque.
4. Editar muchos insumos a la vez.

Y hay algo que solo se puede hacer aquí: asignar el área de conteo en bloque. La columna Área de conteo con su acción de columna es la única vía masiva; no existe otra pantalla que lo haga (ver la guía Conteos).

La barra superior

Arriba de la hoja está todo lo que la mueve: las vistas Todos / Completos / Incompletos para filtrar, Importar para subir tu Excel o CSV, Agregar filas para capturar insumos nuevos a mano, Deshacer para revertir los cambios sin guardar, y el contador Guardar N cambios. Ese contador es el que manda: nada se guarda hasta que lo presionas. El detalle de cada control está en Referencia, al final.

Debajo, una línea de estado del estilo: "Mostrando 32 de 32 insumos · sin filtro · 3 con cambios sin guardar".

Las columnas de la hoja

La hoja trae una columna por cada dato del insumo, más el semáforo de completo a la izquierda. Todas traen su ayuda al pasar el cursor; son los mismos textos del formulario de insumo. La lista completa está en Referencia, al final.

Dos cosas que conviene saber antes de capturar:

• Unidad de receta viene marcada con un ! ámbar, por lo delicada que es.
• Conversión es calculada — "Se calcula sola con la presentación: no se captura, para que no pueda contradecir a las celdas de las que sale" — y se lee así: "1 pres. = 1000 ml".

Abajo siempre se ve el marcador de la hoja: N insumos · N completos · N con datos pendientes · N con error. Y el punto a la izquierda de cada fila dice en qué va: sin cambios · modificada, sin guardar · guardada · el servidor la rechazó.

Importar el Excel que ya tienes

Este es el paso que más tiempo ahorra en un arranque, y tiene dos pantallas. Cómo llenar la plantilla paso a paso está en la guía Plantilla de Excel.

Pantalla 1 — subir el archivo. Al presionar Importar:

Importar insumos

"Sube el archivo que ya tienes y dinos qué es cada columna. Las filas caen en la hoja marcadas como cambios: nada se guarda hasta que tú lo digas."

Zona de arrastre: "Arrastra tu archivo aquí, o haz clic para elegirlo"

"Excel (.xlsx, .xls) o CSV · se lee la primera hoja"

Pantalla 2 — decirle qué es cada columna. Al cargar el archivo, el sistema lo lee y responde con algo así:

Detectamos 8 columnas en 3 filas. Dinos qué es cada una:

Y arma un renglón por cada columna de tu archivo. Cada renglón tiene tres partes:

1. El nombre de tu columna, tal como viene en tu Excel — por ejemplo Producto, Como lo compro, Precio con IVA.
2. Una muestra de sus primeros valores, para que reconozcas la columna sin abrir el archivo — por ejemplo "Zanahoria · Aceituna verde · Pechuga de pollo". Al lado dice cuántas filas traen valor: "3 con valor".
3. Una flecha → y un selector donde eliges a qué campo de Inventarios corresponde.

Es decir: estás emparejando las columnas de tu archivo con las columnas del sistema, una por una. Las opciones del selector son los campos de la hoja — — no importar — · Insumo · Unidad de receta · Categoría · Proveedor · Nombre de presentación · Cantidad · Unidad de presentación · Precio · Área de conteo · Mínimo · Máximo — agrupados en Obligatorio · General · Presentación · Existencias. Lo que no corresponda a nada se deja en — no importar — y se ignora. Si dos columnas tuyas apuntan al mismo campo, avisa: "No se usa: «X» ya viene de la columna «Y»".

Abajo del listado hay una casilla "La primera fila son encabezados" — déjala marcada si tu archivo tiene títulos en la primera fila, y desmárcala si arranca directo con datos. El pie del modal tiene Cancelar y Traer N filas, con el número real de filas de tu archivo.

Qué pasa después de traer las filas

Las filas caen en la hoja como cambios sin guardar. La barra de arriba pasa a decir Guardar N cambios y la línea de estado "N con cambios sin guardar". En ese momento puedes:

• Revisarlas y corregirlas en la hoja, como en Excel.
• Completar lo que falte — típicamente la unidad de receta y el área de conteo, que casi nunca vienen en el Excel del cliente.
• Deshacer si el mapeo salió mal, y volver a importar.
• Guardar N cambios cuando ya esté bien. Solo entonces se escriben los insumos.

Los errores que da la hoja

Los errores salen en la celda, y mientras haya uno la hoja no deja guardar: "N filas con error: no se puede guardar", con un botón Ir al error. Los dos únicos datos obligatorios son Insumo y Unidad de receta; el resto de los errores son de formato o de duplicados. La lista completa de mensajes, con qué los causa y cómo se arreglan, está en Referencia, al final.

Cómo guarda: primero revisa, luego escribe

Son dos botones distintos y conviene usarlos en orden.

1. Revisar sin guardar — "Validamos contra el servidor sin escribir nada." Devuelve "Revisamos N filas y no encontramos errores. Todavía no se guardó nada", o bien "Hay N celdas que el servidor rechaza. Corrígelas para poder guardar".
2. Guardar N cambios — abre un resumen antes de escribir: "De N insumos en tu catálogo. Sólo viaja lo que tocaste", con el desglose de insumos que ya existen · se actualizan, insumos nuevos · se crean, insumos · se eliminan y categorías, áreas o proveedores que no existen · se crean primero.

Pegar desde Excel y otras ayudas de la hoja

Además de Importar, hay Pegar desde Excel: copias un rango de tu hoja de cálculo y lo pegas aquí. El sistema explica exactamente qué va a hacer: "Se escribe desde la celda seleccionada (fila X, columna Y) hacia la derecha y hacia abajo. Las columnas calculadas se saltan, se agregan filas si hacen falta, y los valores de catálogo que no existan se crean al guardar."

También están Agregar filas ("Caben N filas más en la hoja"; al tope: "La hoja ya está en su tope de N filas. Para más, usa Importar"), el arrastre para rellenar hacia abajo, el clic derecho con Poner ‹columna›… / Copiar / Limpiar el contenido / Borrar N filas, y Deshacer.

Desde cualquier celda de catálogo se puede crear al vuelo: Crear categoría, Crear proveedor, Crear área de conteo. El alta rápida de proveedor pide Nombre, Teléfono (opcional) y RFC (opcional), y aclara: "Se guarda en el catálogo de la organización, igual que desde la pantalla de proveedores. Queda disponible para las demás filas al instante."

Llenar una columna completa de un golpe

Cada encabezado de la hoja tiene un menú de acciones que abre un panel:

• COLUMNA <nombre> y un campo Valor a aplicar
• Aplicar a, con el número de filas que afecta cada opción:
• Las filas que estoy viendo (respeta el filtro activo)
• Solo las celdas vacías
• Las filas marcadas
• Las filas sombreadas
• Todas las filas
• Botones Limpiar columna y Aplicar

Referencia

La barra superior

Las columnas de la hoja

Antes de las columnas de datos van dos columnas de control: el semáforo de completo (●) y el número de fila (#). Lo que sigue es lo que se captura, con la ayuda que da el propio sistema al pasar el cursor por cada encabezado:

Ya no existen las columnas ¿Viene en otra caja? ni Presentaciones por caja: lo que trae el empaque va en Cantidad.

Los errores de celda

Los errores de la hoja completa

• "Hay N celdas que no se pueden guardar. No se guardó nada: corrígelas y vuelve a intentar."
• "No pudimos traer los catálogos de categorías, proveedores y unidades. Si capturas ahora, las columnas que dependen de ellos saldrán vacías."
• "⚠ Sólo se cargaron N de M: las demás no se ven ni se guardan." — con catálogos muy grandes. Lo que no cargó no se puede editar desde aquí.
• "No pudimos leer el archivo. ¿Es un Excel o un CSV?" y "Falta decir cuál columna es el Insumo. Sin nombre no hay insumo que crear." — estos dos son del import.
• "No pudimos aplicar el cambio en «X». La fila sigue como estaba."